أيها المسؤل عن سير العمل الإدارى من أعلى إلى أول درجات بلوغ السلم الإدارى {بالكفاءة والفاعلية} حتى تنحصر المسؤلية فيما بين متخذ القرار والمسؤلين عن التنفيذ ، فأهم وسيلة للاتصال فى العمل أنك تعرف:
🔺 كيف تكتب بالعلم مذكرة أو تقرير لأى مسئول؟
{كلام علمى مهم ويجب الأخذ بهز}:
🛑 تأكد أن كتابتك دقيقة وفى صلب الموضوع المقصود ولابد أن تعتمد على الحقائق.
🛑 لا تحذف حقائق لها علاقة بالموضوع المقصود لمجرد الزعم أن الشخص الذى سيقرأه له إلمام بالموضوع.
🛑 راعى البساطة فى الكتابة واستخدام الكلمات العلمية الجاذبة للقراءة اليسيرة.
🛑 اختصر فى الكتابة وأعلم أن تقدير شأنك لا يتم بأول التقرير الذى تكتبه أو بالمذكرة التى تكتبها بل بوزن أفكارك العلمية والمنطق الخاص بها .
🛑 لا تغرق القارىء بالتفاصيل حتى ولو كانت الضرورة تتطلب ذلك فهنا يرفق ملحق للمذكرة أو التقرير بالتفاصيل.
🛑 لا تنتقل من فكرة إلى أخرى ثم تعود للأولى ولا تنتقل من نقطة إلى أخرى قبل استيفاء الأولى تماما حتى لا تضيع تسلسل أفكار المنوط بقراءة المذكرة أو التقرير لكى يستطيع اتخاذ القرار المناسب.
🛑 مهم جدا إنك تراجع الأخطاء اللغوية والنحوية والإملائية حتى لا ينطبع على كتابتك الجهالة وفقد المعنى المقصود أو اضطرابه بالتشتيت لدى من هو منوط بما تقدم من مذكرة أو تقرير.
🛑 أحرص على الوقت المناسب فى التقديم حتى لا تفقد قيمة ما تقدمت به من أفكار أو حلول أو ملاحظات بالحرص على ذكر الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية.
🛑 لابد ان يشوب ما تكتبه المرونة والقابلية للتنفيذ والحرص على عدم ضياع الوقت والجهد والتكلفة لكل ما تقدمت به.
أيها المسؤل على مساعدة متخذ القرار أنت مهم جدا لأنك بتشخص الموضوع ومحاسبة المسؤلية فى إتخاذ القرار والتنفيذ فمهم جدا أن تحرص على أن تتعلم وتتدرب باستمرار للتعرف على كل جديد بامتياز حتى تسير العملية الإدارية من {تخطيط ،وتنظيم ،وتوظيف، وتوجيه، ورقابة} على مستوى الدولة بالكفاءة والفاعلية.
🔺 فالكفاءة تعنى: أن تكون مخرجات القرارالمتنوع بدون ضياع للوقت والجهد والتكلفة. أما الفاعلية: هى تحقيق الهدف المطلوب بالمحافظة على الكفاءة.
✊ أوجه مقالى هذا للمسئولين عن اتخاذ القرار فى دولتنا المباركة .. اتحدوا على تقدم الوطن بالعلم وليس بالعفوية وألا تتركوا القراءة والتعليم والتدريب المستمرين حتى يرقى وطننا العظيم الغالى على القاصى والدانى فالله سبحانه أول من درب وعلم ونحن بالله ورسوله أحسن شعب.
أجناد الأرض لماذا؟ لأننا فى رباط إلى يوم الدين كما قال رسولنا الكريم صلى الله عليه وسلم تسليما كثيرا الى يوم الدين،
والذى قال له الله تعالى: ★إنك لعلى خلق عظيم★.